早些年我在做项目管理工作的时候,除了制订计划外,还要花不少时间去跟踪计划的执行情况。

项目管理上出了问题,管理者总是喜欢从流程规范的角度去想办法,于是为此设定了不少流程规范,例如每天要写日报,根据日报更新项目进度,每周要开周例会,看看项目有没有执行上的问题。

对任务进度的量化也是个很困扰项目经理的事情,需要频繁的去问程序员:“你这个任务进展如何,大概完成比例多少?”,从程序员那得到的答复通常都是个很乐观的数字,例如80%。第二天以为他能做完,结果一问是90%,就这样要持续好多天才真的算做完。

所以后来我得出来一个结论:一个任务,只有0%和100%两种状态是准确的,中间状态都是不靠谱的。

除此之外,还有个问题就是,项目的进展并不太直观,除了项目经理每天看计划表,对计划有一个大概了解以外,其他人可能只有在到了计划设置的“里程碑”时,才对进度有比较直观的感觉。

项目成员手头事情做完,如果和计划有出入,也不知道自己接下来该干嘛,都要跑去问项目经理,所以项目经理对于很多事情都要从中协调,日常有很多繁重的任务管理工作。

后来我发现其实很多管理者都有类似的困惑:任务不好量化难以估算,项目成员对当前项目进度缺少直观感受,管理者要花大量时间在任务管理上。

这些年,随着软件项目管理工具的发展进化,发现当年困扰我的这些问题已经不再是一个主要问题,因为通过工具就能很好的解决这些问题。

这也是我这些年项目管理和技术管理的一点感悟:

一切管理问题,都应思考能否通过工具或技术解决,如果当前工具或技术无法解决,暂时由流程规范代替,同时不停止寻找工具和技术。

下面的微博即是一例,当遇到问题时,不仅从流程上思考有没有问题,更要考虑是不是可以用工具或技术手段来解决。

在这里,我还是先带你看一下项目管理工具软件发展史,通过工具的演化,你可以更深入的了解到工具是怎么解决这些管理问题的。

项目管理工具软件发展史

在没有项目管理工具的年代,都是怎么管理项目的?

早些年,我除了好奇过大厂是怎么开发大型软件项目以外,还好奇过像登月这种超大型项目是如何做项目管理的。正好前不久看了余晟老师写的一篇文章《“阿波罗“登月中的工程管理一瞥》,让我有机会一窥究竟。

其实这种大项目的项目管理并不神秘,就是像我们专栏《11 | 项目计划:代码未动,计划先行》那一篇讲的,这种大项目也是采用WBS(工作分解结构)把所有任务一级级分解,再排成计划,按照计划有序进行。

但阿波罗项目是个超大型项目,所有的任务分成了A、B、C三级,到C级已经有超过4万个任务。要给这四万多任务排出项目计划就太不容易了,一共要几十名分析人员来协调和跟踪所有的任务。最终列计划的图表贴在墙上超过100平米。


(阿波罗登月项目巨型计划图。来源:NASA

在没有项目管理工具的年代,要制订一个项目计划非常之不容易,需要专业人士花大量时间,而且每次修改调整,都要再花费大量时间精力。

最初的项目管理软件:项目计划工具

直到后来像微软的MS Project这样的项目计划工具软件普及,才让制订计划变成了一个相对容易的事情,可以方便的对分解好的任务排出计划。


(图片来源:MS Project官网)

早些年软件项目的开发以瀑布模型为主,瀑布模型的这种按阶段划分的开发模式,和WBS (工作分解结构)这种将任务层层分解的理念不谋而合,MS Project 这种软件可以非常好的将所有任务分解、制订计划,按照计划跟踪执行。所以那时候会使用MS Project就是项目经理的标配。

MS Projec虽然解决了计划制订的问题,但还是有些不足之处。例如不方便跟踪任务进度,进度不直观等。

再加上后来敏捷开发开始兴起,很多项目都开始采用Scrum的方式来进行项目管理,开发变成了迭代的方式,以前单纯的项目计划工具,就不能很好的满足项目管理需要了。

基于Ticket的任务跟踪系统

传统的项目计划软件还有很多问题无法解决。比如,很多人都有过以下类似的项目经历:

  • 产品经理口头让开发对产品做一点小改动,开发也答应了,后来就把这事忘了,或者测试都不知道还有这事,也不记得要测试这个模块;
  • 代码审查的时候,发现组内某个同事的代码没有写单元测试,但是因为任务紧,只能先上线,于是叮嘱他后面一定要把单元测试代码补上,结果还是忘了。

日常项目中像这样的小事情不少,如果不记下来很容易忘记,如果用传统的项目计划软件排进去又很麻烦,直到后面有了基于Ticket的任务跟踪系统,才很好的解决了这个问题。

Ticket跟踪最早源于客服的工单(Ticket)系统,每次客户接到一个问题,就创建一个工单,后续和客户的每一次交流和处理,都要更新工单内容和状态,直到结束。

最早在软件项目中,应用Ticket跟踪系统的领域是测试领域,用来追踪Bug,后来逐步衍生到整个项目管理领域,不仅跟踪Bug,还用来跟踪需求、开发任务等。

也有很多系统用Issue来表示Ticket的概念,无论Ticket还是Issue,表示的都是一个工作任务,可以包括软件的Bug、功能需求、某个模块的开发、系统的重构任务等。

那一个Ticket应该包含哪些主要信息呢?

一个Ticket,应该包含:

  • 标题:摘要性的描述Ticket内容;
  • 类型:属于什么类型的Ticket:Bug、需求、任务;
  • 内容:Ticket的详细内容,例如,如果是Bug的话,除了要写清楚Bug内容,还需要重现步骤。如果是需求的话,要有需求的描述,可能还需要额外的文档链接辅助说明;
  • 创建人:谁创建的这条Ticket;
  • 优先级:这个Ticket的优先级高还是低;
  • 状态:Ticket的状态,例如:未开始、处理中、已解决、重新打开、关闭等;
  • 指派给谁:这个Ticket被指派给谁了,谁来负责;
  • 历史记录:整个Ticket改变的历史信息,用以跟踪;

当然除了这些外,还有一些其他信息,例如创建时间、附件、标签、版本等。另外现在的Ticket跟踪软件都有强大的定制功能,可以增加额外的辅助信息,例如你是基于敏捷开发,还可以加上Sprint、故事分数等信息。

Ticket的这些内容,基本上可以包含一个工作任务所需要的所有内容。有了Ticket之后,无论大到一个功能需求,还是小到一个Bug,从它创建,一直到完成,整个过程都可以方便的被跟踪起来了。再也不担心像任务被忘记等前面提到的这些情况了。

基于Ticket去跟踪任务,不再需要通过日报、一对一会议的方式来收集任务执行情况,负责Ticket的项目成员在完成任务后,会直接修改Ticket的状态,这样其他人就可以看到Ticket是否已经完成。

Ticket通过各种不同状态,例如未开始、开发中、完成等,可以很直观的了解任务的进展,这就避免了任务难以量化的问题。

Ticket跟踪系统和敏捷开发也是很好的搭档。在敏捷开发中,产品Backlog(产品待办任务列表)是一个用来放所有产品的待办任务的清单,在每个Sprint开始前的迭代计划会议上,从产品待办任务清单里面选取一部分任务到Sprint的待办任务清单(Sprint Backlog)中。

当使用Ticket跟踪系统后,就可以把所有产品的待办任务用Ticket都记录起来,当我们在迭代计划会议上选取好任务后,就标记为要在当前Sprint完成,这样后面就可以方便的筛选出属于当前Sprint的所有Ticket,这样大家就可以从Ticket跟踪系统知道我们这个Sprint有哪些Ticket需要完成、进展如何。

如果将当前Sprint中,从开始到结束,每天记录一下Sprint Backlog中未完成Ticket的数量,绘制成一张图表,横轴表示时间,纵轴表示剩余Ticket数量,就可以通过图表直观地看到还剩下多少工作。

这种用于表示剩余工作量的工作图表也叫燃尽图(burn down chart),可以直观的预测工作将在何时全部完成。


(图片来源:维基百科

基于Ticket的任务跟踪系统,很好的弥补了项目计划工具的不足,让项目中大大小小的各种开发任务都可以方便的记录跟踪起来。燃尽图也可以直观的了解剩余工作情况。

如果说美中不足的话,就是整体的Ticket状态还不是很直观,例如不能清楚的看到哪些任务在进行中,哪些任务待领取。

基于看板的可视化任务管理

看板本来是在1940年由“丰田汽车”发明的生产管理系统,其中一些理念被借鉴到软件开发中,尤其是其可视化的任务管理方式,很好地解决了早期 Ticket跟踪系统不直观的问题。

所以现在的Ticket任务跟踪系统几乎都会有看板视图,通过看板可以很直观的看到当前任务进展情况。

参考上图,可以看出,在看板视图上的所有Ticket,可以很直观的看出哪些还没开始,哪些进行中,哪些已经完成。

这种可视化的任务视图,不仅是对项目经理,可以很直观看到进展,对于普通项目成员也是很方便。

  • 从“待选取”栏选择一个Ticket,拖动到“开发中”栏,表示这个Ticket已经选取,开始开发了。
  • 手头上的Ticket开发完成后,就可以将Ticket拖动到下一栏——“测试”栏。
  • 测试人员看到新加入“测试”栏就可以从测试栏选取Ticket进行测试。
  • 如果测试没通过,Ticket就会被拖动到“待选取”栏。
  • 如果测试通过,Ticket就会被拖动到下一栏——“待部署”栏。
  • 部署完成后,所有“待部署”栏的Ticket就会被拖动到“完成”栏。

整个过程完全不需要项目经理从中协调太多,尤其是结合每日站立会议,可以让项目成员自发有序地按照看板开展日常工作。

借助Ticket跟踪和看板可视化,项目经理可以从繁重的任务管理中解放出来,可以抽出来时间做一些其他更重要的事情。

以上就是项目管理工具的一个演化简史,可以看到,每一次工具的发展进化,相应的很多项目管理工作就可以得到简化,很多早期的项目管理问题,也就不再是问题了。

有哪些项目管理软件可以选择的?

在了解完项目管理工具的发展历史后,再给你介绍一些目前国内国外主流的项目管理软件,帮助你根据自己项目需要进行选择。

如果单纯是项目计划工具,功能最好、最全的应该是微软的MS Project,但遗憾的是只能运行在Window上,不支持Mac平台。如果要在Mac上使用项目计划工具,可选的有OmniPlanMerlin Project

而且这些项目计划工具,现在也都支持了看板视图。不过如果只是单机支持的话,意义并没有那么大,需要在线版的Ticket跟踪结合看板视图,才能让整个团队可以一起浏览操作,发挥其最大效用。

基于Ticket的任务跟踪系统,最有名的应该是Atlassian公司出品的Jira软件,功能全面,体验很好。Jira主要是在海外比较流行,因为访问速度和使用习惯等原因,国内用户要相对少一些。

同类产品也很多,微软的Azure DevOps (以前叫TFS, Team Foundation Server),和微软系的产品如Visual Studio、Azure可以很好的整合。

代码托管平台GitHub本身也集成了一套Issue跟踪管理系统,虽然没有Jira那么强大,但是对于普通项目来说,足够用了。尤其是对于开源项目,完全可以基于GitHub的Issue进行日常的项目管理。

国内同类的软件有:

  • 禅道:为数不多提供开源版本可以自己搭建的;
  • Worktile:集成了即时消息软件;
  • TAPD:腾讯出品,可以和腾讯的服务很好整合,例如企业微信和腾讯云;
  • 云效:阿里巴巴出品,可以和阿里的服务很好整合,例如阿里云和钉钉;
  • DevCloud:华为出品,和华为云有很好的整合。

还有一些其他很多产品,这里就不一一列举。

那么该如何选择适合的工具呢?

从功能上来说,基本上,上面提到的每一款产品都能满足日常项目管理的基本需求,建议从项目特色、团队成员和价格服务等因素综合考虑。

例如说你的项目完全是微软技术栈,就可以考虑使用TFS;如果你深度使用阿里云和钉钉,那么就可以考虑阿里的云效;如果你想自己搭建,那么就可以考虑Jira或者禅道。

这些产品都有免费版本,可以先试用,你可以仔细对比后,根据自身的情况再最终决定。

总结

今天我带你一起了解了软件项目管理工具的发展历史:从完全手工方式管理项目,到借助计划工具分解安排计划,到基于Ticket跟踪管理任务,再到基于看板的任务可视化。每一次工具的升级,都是对项目管理工作的一次简化。

合理的使用项目管理工具,可以帮你极大提高管理效率,起到事半功倍的效果。我也列举了一些目前国内外主流的项目管理工具,希望可以帮助你做出选择。

最后,对于日常项目管理的问题,你也可以多思考是不是可以由工具或者技术手段来解决的。

课后思考

你在日常项目中,有哪些应用工具或者技术解决项目问题的例子?或者你觉得可以用工具或技术解决的问题?你现在项目中用的是什么项目管理工具,有什么优缺点?欢迎在留言区与我分享讨论。

感谢阅读,如果你觉得这篇文章对你有一些启发,也欢迎把它分享给你的朋友。

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